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企业合同制作技巧及风险防范(江凌)

各位嘉宾、各位领导、各位同仁下午好!

这次选合同为主讲题目,原因有三:第一,企业目标的实现是通过合同的履行来实现;第二,合同管理人员和高管人员对合同的管理应该精细化,合同应当归档,合同资料应当归集,这也是我们认为在合同方面非常重要的因素;第三,经济下行时期,比如说原来一个企业十年没有什么官司,现在一年的官司超过以往十年的官司。合同纠纷发生时,大家都会回头看,回头看的第一件事情就是翻合同,结果发现合同规定不严密或者合同资料没有归集,或者在签订履行合同中有一些不良 的习惯,导致我们回头看进行诉讼纠纷的时候出现比较大的难度。

关于合同内容,主要讲三个方面:1.合同制作基本规则;2.合同范例分析;3.在合同制定过程中企业管理者需要注意的特别提示的问题。

我们首先看一下合同法。合同法第12条对合同应包含哪些内容做了8个方面的规定:1.当事人的名称或者当事人的住所;2.标的;3.数量;4.质量;5.价款或报酬;6.履行期限地点和方式;7.违约责任;8.解决争议的方法。我们从法律层面来说,合同包括的8个必备条款就是在合同法第12条里。接下来根据条款的体现来简单地阐述规则。

合同制作有以下几个规则:

规则1:仔细审查对方签约主体资格。“合同签得好,不如对方选得好”。签一个好的合同,对实现合同目的是有很大意义的。主体资格:1)营业执照;2)不是法人代表签署的话,需要授权委托书;3)身份证复印件。签订合同的时候最好还是有意识地、主动客气地要求对方提供以上的资料。因为这些资料包含了许多信息,比如说:1)营业执照,包含了公司类型、注册资金、法定代表人、经营范围,内档中包含了账号和财务信息;2)身份证,是证明身份状况;3)法人代表委托书,在现实操作中大家可能会遗忘。

规则2:签合同的时候要注意对方的资质问题。有时候资质存在与否会直接影响合同的效果。

规则3:面签和盖章。还强调原件。当面签字盖章,传真件不等于复印件,自己带笔,以免对方对笔做手脚。本人亲签,当时草签,事后及时补救。

规则4:妥善保管合同原件。不管是购销合同还是借贷合同,原件必须保管好。放在保险柜锁好,不要随便携带,更不能拿着原件到处跑。需要时用复印件。企业应将合同归档,调档是用复印件。

规则5:传真件要变原件。为什么传真件不能作为原件?因为传真件可以变造;传真件无法长期保留。可以采取的办法:要求盖了红章的原件快递过来;对传真件及邮件的法律效力以合同约定的方式确定。

规则6:履行合同过程也要以书面形式固定并及时完成阶段性履行合约的结果资料保管。注意发货凭证的记录、保管和归集。

规则7:合同用词要规范和预见性。合同要有规范,写的东西不要有异议,尽量把用词简单化,更准确的使用。用词规范的难度较大,但是要想到的是读的时候避免歧义,并预想该表述在未来会产生的法律后果。

规则8:合同的约定必须合法。有些合同约定的不合法,其合同目的也不能实现。不保护赌债,民间借贷利息在银行利率的4倍以内得到保护,超过4倍的不予保护。根据法律规定,企业间的借贷是有效的。

规则9:这个放在任何合同都可以。1.指定联系方式地址,变更地址须经对方书面同意。2.指定来往信件邮箱,特别约定邮箱信件内容具备法律效力,也可以约定联系方式。产生的效果是有利于延长诉讼时效,便于催款函等通知送达、催收,避免恶意拖延、拒签。3.约定律师费用由违约方承担。大部分的合同除银行合同外,合同很少约定律师费的承担。法院的原则是,若合同没有约定律师费由对方承担,则自己承担。

规则10:不要超过诉讼时效。诉讼时效在法律规定是从“明知和或应知”开始计算两年诉讼时效。还有一些特殊的诉讼时效。例如劳动仲裁是一年。法律规定的20年的保护期,最长的是20年,但每一次中断都是2年。

规则11:谨慎选择管辖法院。合同的8个条款里有一个争议解决方式。有两种方式,诉讼和仲裁。面临比较多的当事人的时候,建议用仲裁方式审理。个人理解是因为仲裁是不公开审理,在一定程度上可防止群体性事件。可以选择管辖的法院有五个地方:被告住所地、合同履行地、合同签订地、原告住所地、标的物所在地。如有纠纷时,是诉讼还是仲裁,在选择管辖法院上,都需要考虑。

第二个内容:以租赁合同为例进行讲解。

 

租赁合同范本:

 

门面租赁合同

出租方:

承租方:

根据《中华人民共和国合同法》,双方本着平等自愿、等价有偿的原则签订本合同:

一、租赁标的

出租方将位于            的门面租赁给承租方,门面面积   ㎡,具体以门面现状为准并经双方实地查看认可,双方再无争议。双方确认门面实际面积与本合同约定面积如有差异,本合同约定的租金标准、租赁期间等一切相关条款不变。租赁门面平面图、设施及门面内现有装修、装饰和物品具体详见合同附件。

二、租赁用途

租赁用途:

三、租赁期限

租期共   年,从    年  月  日起至    年  月  日止。

四、租金及交纳方式

门面租金每月       元人民币,于每月   日前交纳。

五、有关费用的承担

1、租赁期间,物业管理费、水电费、环卫费、保安费等有关费用由承租方承担,并于每月  日前交纳。

2、承租方负责租赁门面的维修及保养,并承担相关费用。

六、装修

1、承租方可根据经营需要对租赁门面进行装修,但须事先征得出租方同意,且不得破坏门面的外观及结构。承租方装修方案必须提前  日报出租方书面认可。根据国家有关规定承租方装修如须办理有关技术、消防部门审批的,承租方自行根据国家有关规定办理审批和验收手续并自行承担因此发生的费用。

2、承租方使用的装修材料必须符合消防安全标准要求,并自行承担装修的全部费用。

3、装修完工后,承租方负责清理废弃物和污染物,需经有关的技术部门进行有关质量、安全验收合格后方能投入使用。

七、保证金

承租方应于本合同签订时交纳保证金    万元人民币。租赁期间承租方无任何违约行为,出租方在合同终止且承租方按时完成清场移交后无息退还保证金。如承租方擅自单方终止合同的,保证金不予以退还。

八、双方的权利义务

1、出租方有权对承租方经营情况进行必要的监督管理,确保承租方依约使用门面及设备。

2、承租方不得擅自改变门面建筑结构,且必须妥善使用门面及设施,如有遗失或损坏必须承担赔偿和修复责任,租赁期满后完好归还给出租方。

3、承租人租赁期间必须守法经营,并自行承担经营期间的一切债权债务、经营税费及纠纷。如因此导致出租方被追索的,承租方应承担全部赔偿责任。

4、未经出租方书面同意,承租方不得擅自将租赁门面转租他人。

5、合同期满如出租方仍继续出租门面的,在同等条件下承租方享有优先承租权。

6、承租方未经出租方批准不得擅自将租赁标的转租他人。承租方经出租方书面批准后方可将租赁标的转租(包)第三方,并保证第三方合理合法使用租赁标的。承租方如与第三方合伙、合作或者联营开办合伙组织或者公司企业使用租赁标的,须提供相关的合同并经出租方书面许可并备案后方能办理,否则按照承租方擅自转租处理。经出租方书面许可同意承租方在租赁标的开办的合伙组织或者公司企业,对承租方履行本协议的债务承担连带清偿责任,其股份变更或者转让需出租方书面许可并备案后方能办理。

九、违约责任

(一)承租方有下列情形之一的,应向出租方承担违约责任,除按日交纳万分之二点一的滞纳金,还应支付   元违约金:

1、逾期交纳租金。

2、逾期交纳水电费或相关税费。

(二)有下列情形之一的,出租方有权解除合同,承租方已交租金及保证金不予退还,作为承租方支付出租方的违约金处理;如造成出租方损失的,承租方还应承担赔偿责任:

1、逾期交纳租金达一个月。

2、逾期交纳水电费或相关税费三个月或累计达三个月。

3、未按约定用途使用场地。

4、擅自转租或利用经营场地从事非法经营活动。

5、给出租方造成严重不良影响。

十、合同终止

1、承租方应于合同终止或解除后  日内清场并完整移交给出租方。承租方逾期清场移交的,每逾期一日应向出租方支付   元,承租方已交保证金作为支付给出租方的违约金,并赔偿出租方因此造成的一切经济损失。

2、合同解除或终止,装修添附无偿归出租方所有,不再给予承租方任何补偿。承租方应于出租方终止或通知解除合同后  日内将场地内自有物品清理出场,逾期视为承租方放弃所有权,由出租方自行处置,相关处置费用出租方有权向承租方追偿。

十一、争议的解决方式

如履行合同发生争议,由双方协商解决;协商不成的,由出租方所在地人民法院管辖。

十二、生效及其他

1、本合同一式两份,双方各执一份,经双方签字盖章后生效。

2、本合同未尽事宜,由双方友好协商。

 

出租方:                                      承租方:

 

年    月   日                             年      月     日

 

合同中第一条约定“具体以门面现状为准并经双方实地查看认可,双方再无争议。双方确认门面实际面积与本合同约定面积如有差异,本合同约定的租金标准、租赁期间等一切相关条款不变。”这样规定的原因有二个:1.在一定程度上,有一些房屋金融租赁市场面积并不见得是确定的。在没有产权证或没有房地局认可的面积数的情况下,房子的面积会出现差异,就会引发新的问题,比如说面积多了或面积少了,作为租赁方是不是可以退租?所以对于本身租赁物的面积不确定的情况下,最好加上这句话。2.门面平面图设施、门面现有的装饰装物具体详见附件也可以加上一句话:“具体合同签订前乙方已查看接收并接收门面附件内容,再无异议。”让租赁房在交接清单上签字,证明自己履行了交房的义务。

合同中第四条门面租金的约定。“门面租金每月    元,于每月  日前缴纳。”大部分合同到这就为止了。但这样不好,还要再加一句,“乙方的租金付至如下指定账号,户名:   ;开户行:    ;收款人:    。”这样就把合同的履行期限和方式的问题解决了。

有关费用承担特别强调两个费用:1.因租赁产生的租赁税由谁承担的问题。按现行的税法,作为房东出租房子需要缴纳租赁税,而且租赁税比例较高。因此还应加上一句,“甲方收取的租金不包括租赁税在内,租赁税由乙方另行承担。”在后面的违约责任可以规定若其不缴纳这一部分,出租方有权解除合同。2.房屋出租后,若无特别约定,房屋修缮费由出租方承担。若出租方不想承担,可在合同中加上:“租赁期间房屋维护修缮费用由乙方承担。”

关于装修的条款在租赁当中发生比较多的纠纷。关于装修还涉及到一个很重要的问题就是消防验收。消防验收就我们理解分两个部分:1.建筑物本身要有消防验收的标准。2.特殊经营场所其消防验收有更高的要求。一般掌握的原则是建筑物应当具有的消防验收应由出租方负责,承租方租赁后开设餐厅或是酒店,该验收费用由其负责。但是我们的理解最好还是变成合同里的一句话:“根据国家有关规定承租方装修如须办理有关技术、消防部门审批的,承租方自行根据国家有关规定办理审批和验收手续并自行承担因此发生的费用。”

大部分合同都对保证金进行了规定。

在租赁合同中还要特别强调对转租概念的判定。法律对这方面的规定比较模糊。现在的转租不是直接转租,有些是利用合作协议的形式。因此可以用合同条款规定:“承租方未经出租方批准不得擅自将租赁标的转租他人。承租方经出租方批准后方可将租赁标的转租,并保证第三方合法合理使用标的物。承租方如与第三方合伙、合作或者联营开办合伙组织或者公司企业使用租赁标的,须提供相关的合同并经出租方书面许可并备案后方能办理,否则按照承租方擅自转租处理。经出租方书面许可同意承租方在租赁标的开办的合伙组织或者公司企业,对承租方履行本协议的债务承担连带清偿责任,其股份变更或者转让需出租方书面许可并备案后方能办理。”

接下来是违约责任。分成两种层面:1.承租方有下列情形之一的,应向出租方承担违约责任,除按日交纳万分之二点一的滞纳金,还应支付   元违约金:

1)逾期交纳租金。

2)逾期交纳水电费或相关税费。

2.欠缴租金及其他费用达到一定时间的时候,出租房有权解除合同。解除合同后,保证金作为违约金不退还。解除合同的时候,承租方在使用房屋的过程中有装修、添附的,因承租方原因解除合同的,合同一定要约定该装修添附无偿归出租方所有,出租方不再给予任何补偿。为了防止恶意拖延房屋移交,应规定“承租方逾期清场移交的,每逾期一日应向出租方支付   元。”                     

合同最后一项:指定地址、邮箱。

在一个合同中,谁签合同,签订的合同内容,谁作为主体是很重要的。市场主体的确定很重要。

关于分支机构。原则上不设立或少设立分支机构,有特殊资质不得已成立分支机构的除外。因为分支机构无法独立的承担法律责任,还是由总公司承担。若一定要设立分支机构,最好是以设立子公司的方式。还有要谨慎处理承包的问题。

关于企业内控机制,企业对人、财、物、产供、销应进行有效的管理。

最后企业在管理中要善于运用刑事诉讼概念。对于公有制企业侵占资金是贪污挪用,对于民营企业来说,侵占资金是职务侵占。

总的原则来说我想用最简单的方式与大家探讨交流有关合同制作风险与防控的内容。若有不当之处,请大家及时指出。谢谢大家!

 

本文为广西君健律师事务所成立20周年回馈优质客户法律讲座的讲座内容,根据现场录音整理,未经本人审阅。




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